政府專案週報
一份資料，兩種受眾
Excel 保留任務明細、工時與風險；PowerPoint 只呈現決策、紅燈項目與趨勢。不要把完整試算表縮小貼進投影片。
Claude → ChatGPT 快速轉換課程Part 4
Part 4
把答案變成可交付成果
文件、試算表、簡報與圖片不是同一份內容換副檔名。你要從使用者、任務與維護方式選媒介，再以內容、結構、計算與視覺四層 QA 驗收。
01｜交付成果的完整流程
使用情境
→
選擇格式
→
定義規格
→
產生初稿
→
內容 + 視覺 QA
→
交付
最常見錯誤：一開始只說「幫我做一份專業報告／簡報」。模型不知道讀者、使用場合、頁數、品牌、資料來源、可編輯性與完成標準，只能自行猜測。
02｜不是哪個格式最好，而是哪個最適合使用
| 成果 | 最適合 | 不適合當唯一成果 |
|---|---|---|
| Word／文件 | 正式說明、章節敘事、審查修訂、列印 | 需要大量計算、篩選或即時簡報 |
| Excel／試算表 | 結構資料、公式、追蹤、篩選、圖表 | 長篇論證與正式排版報告 |
| PowerPoint／簡報 | 口頭報告、決策溝通、逐頁敘事 | 完整細節、逐條規格與可搜尋資料庫 |
| 固定版面、正式傳閱、跨裝置一致呈現 | 後續協作編輯與資料重算 | |
| 圖片 | 情境視覺、插圖、概念氛圍、宣傳素材 | 精確流程、數值圖表、細小文字 |
| 視覺化／圖表 | 比較、趨勢、關係、流程與互動探索 | 沒有數據或關係、只為裝飾的場合 |
實務上常是組合：主管簡報 + 完整 Word 報告 + Excel 附表，比要求一份簡報同時承擔所有細節更合理。
三種「看得到畫面」的成果，不是同一件事
除了檔案，現在還有兩種不需下載就能看的成果。它們常被混為一談，但可分享的程度差很多。
| 成果 | 它是什麼 | 適合 | 常見誤解 |
|---|---|---|---|
| 互動解釋／視覺化 | 在對話裡直接生成、可點按探索的解釋畫面。 | 當場講清楚一個機制或一組數字的關係。 | 它是解釋工具，不是交付檔案；換個人開同一個對話不一定看得到。 |
| HTML 檔案 | 可下載、可自己開、可自己託管的單一檔案。 | 要進版控、要寄出、要長期保存。 | 「在預覽裡跑得起來」不等於在別人的環境也跑得起來。 |
| 可分享的網站 | 有公開網址、別人點開就能看的頁面。 | 要給沒有同一個工作區的人看。 | 預覽成功不等於已部署；也不代表完整後端系統可以搬到同一個託管環境。 |
關於「ChatGPT 能不能幫我發布網站」：官方的 Sites 已支援建置、託管與分享網站，但仍有 beta、方案與部署範圍的限制，請以你帳戶當下看到的介面為準。也就是說，不能再一概而論地說「ChatGPT 一律不能發布，一定要外部託管」。反過來也一樣：已經放在 GitHub Pages 上的教材與文件，沒有為了「功能更新」而搬站的必要，維持現狀完全合理。決定要素是誰要看、誰要維護、要不要進版控，不是哪個功能比較新。
分享前的固定檢查：公開網址前，先確認內容裡沒有內部識別資訊、未核准的數字與尚未公開的時程；並確認「預覽畫面」與「實際發布出去的版本」是同一版。
03｜把 Prompt 寫成「成品規格」
內容契約
目標、讀者、資料來源、必含章節、不可自行添加的資訊。
格式契約
檔案類型、頁數、欄位、版面、比例、字體與可編輯性。
驗收契約
正確性、完整性、公式、版面、連結、列印及交付檢查。
根據已核准的需求分析，建立「需求追蹤矩陣.xlsx」。 讀者：系統分析師、開發與驗收人員。 工作表：需求、API、測試案例、追蹤總覽。 必須使用穩定需求 ID；每項需求至少對應一個測試案例。 用公式產生覆蓋率，不要手填計算結果。 未對應需求以條件格式標紅。 產生後重新計算並檢查：公式錯誤、重複 ID、空白必要欄位、 跨表引用、篩選與凍結窗格。
04｜四層 QA：可打開只是最低標準
| QA 層 | 檢查內容 | 證據 |
|---|---|---|
| 內容 | 事實、引用、需求覆蓋、邏輯一致 | 來源對照、缺漏清單 |
| 結構 | 章節、欄位、層級、導航、可維護性 | 大綱與 schema 檢查 |
| 功能 | 公式、圖表、連結、互動、可編輯性 | 重算結果、錯誤掃描 |
| 視覺 | 截斷、溢位、對齊、字級、對比、列印 | 逐頁渲染或預覽 |
試算表
- 公式不是硬編數值
- 重新計算後無錯誤
- 圖表來源範圍正確
- 欄位格式與單位一致
文件／PDF
- 標題層級與目錄正確
- 表格不跨頁破裂
- 頁首頁尾與頁碼一致
- 渲染後無空白孤頁
簡報
- 一頁一個主要訊息
- 投影距離仍可閱讀
- 圖表支援結論
- 備註承載口頭細節
圖片
- 用途與尺寸明確
- 不要依賴生成圖呈現精確文字
- 品牌、權利與敏感內容檢查
- 必要時保留透明背景
05｜六個實用案例
需求審查
Word 主報告 + Excel 追蹤
Word 說明矛盾與影響；Excel 管理每項問題的 ID、責任人、狀態、期限和需求／測試映射。
系統架構
精確圖不用生成圖片
流程、元件與資料流應用可精確修改的圖表或程式化圖形；生成圖片適合封面或概念情境，不適合精確拓撲。
水情趨勢
先決定問題，再選圖表
時間趨勢用折線；測站比較用長條；異常分布可能用散點。不要因為能畫圓餅圖就使用圓餅圖。
驗收文件
先定義完成證據
除了產出 PDF，還要保留可編輯來源、版本、來源資料與渲染檢查，避免只有無法維護的最終檔。
教育教材
內容與互動一起設計
HTML 適合導航、展開答案與自動計分；PDF 適合離線列印。依使用方式選擇，不是只依製作方便。
06｜實作：政府資訊專案月報套件
以同一份專案資料產出三個互補成果：
- 月報.docx：摘要、里程碑、風險、變更與下月計畫。
- 追蹤表.xlsx：任務、需求、測試、風險與公式化 KPI。
- 主管簡報.pptx：8–10 頁，只呈現需理解與決策內容。
驗收
- 三份成果使用相同 ID 與統計口徑。
- 數字可追溯到試算表，不手動複製不同結果。
- 文件與簡報逐頁渲染檢查。
- 試算表重新計算並掃描公式錯誤。
- 列出資料截止日、假設、待確認與版本。
真正吸收的證據：你能說明為什麼每項資訊放在某一格式，並證明不同成果之間沒有數字漂移。
07｜20 題觀念陷阱測驗
每題 5 分；總分至少 85，且四個能力軸均達 70% 才通過。
這個分數代表什麼：辨識題成績說明你選得出本章期待的答案，不代表你交得出通過四層 QA 的成品。實作證據請以 §06 月報套件為準：下載後確認列數、篩選、缺漏標記與可讀性，沒有跑過的檢查一律維持「未執行」。
官方參考
查閱日期：2026-09-13。皆為持續更新的動態文件，查閱日期不等於發布日期。
- OpenAI Docs：Work with files：支持產生成品、預覽與定點修改的流程。
- OpenAI Docs：Visualizations：支持「互動解釋」與檔案成果的區分。
- OpenAI Docs：Sites：支持建置、託管與分享網站的說明，以及 beta 與部署限制。
- OpenAI Docs：Image generation：支持 §04 圖片 QA 一節。
本章維護紀錄
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 查核日期／依據 | 2026-09-13；依 2026-09 現況查核報告（內部紀錄，未發布於網站） 的 F01、F03、F10 修訂。 |
| 適用介面 | 檔案與預覽以 ChatGPT 網頁介面為準；Sites 的可用額度與發布結果依方案而異。 |
| 已執行的步驟 | 已查閱官方文件並改寫正文；未實際建立或部署 Sites 網站。 |
| 替代路徑 | 沒有 Sites 可用時，用 HTML 檔案 + 既有 GitHub Pages 完成分享練習。 |
| 待確認 | 目標帳戶的 Sites 額度、發布結果與分享權限設定。 |
實際可用格式與功能依方案、工作區與版本而異；本章重點是穩定的交付與 QA 方法。